GDPR/ Persondataoplysninger
DENNE INFORMATION ER TIL KUNDER
Behandling af personoplysninger hos Krathusgaard
1. Indledende bemærkninger
1.1 Formål
1.1.1. Hos Krathusgaard vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os, således vi kan tilbyde dig ridning hos os. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er, at kunne foretage den administration, der er knyttet til ridning hos os, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.
1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger
1.2.1. Krathusgaard er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.
1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Krathusgaard, Bindesbøllsvej 7, 2920 Charlottenlund, T: 20934167, CVR: 33514530, alessandrabivona@hotmail.com, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.
2. Behandling af persondata
2.1 Kundekartotek
2.1.1. Når du kontakter os kan vi være nød til at indsamle dine oplysninger for at oprette en booking, sende info og fx sende regninger. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
2.1.2. Vi registrerer bl.a. dit fulde navn, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse ved behov. Betalingsoplysninger kan ligeledes blive registreret. Samt du underskriver en ridekontrakt hos os.
Herudover registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx forsikringer, aftaler om kredit, sundhedsordninger og aftaler om andre betalere.
2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser til internt brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.
2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.2 Billeder og videoer på Sociale Medier
2.2.1. Når du rider hos os skriver du under på,at der må tages billeder/ videoer af dig og dine medryttere, som kan bruges til reklame for Krathusgaard på bla. hjemmeside og socialemedier.
2.2.2. Du kan til enhver tid bede om fjernelse af billederne/ videoerne, men dette skal gøres skriftligt pr mail. Ophavsretten er vores og du kan ikke på senere tidspunkt opkræve penge eller løn for brugen heraf.
2.2.3. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.
2.3 Smser, beskeder, e-mails og betaling.
2.3.1. Når du skal booke heste hos os, gøres dette typisk gennem sms eller email (andre former for bookinger kan forekomme). Disse beskeden/ mail vil blive gemt til dokumentation for booking. Da vores betalingsystem kræver personoplysninger for at kunne sende dig regningen vil også dette system have adgang til dine info.
3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.
3.1. Opbevaring af persondata
3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.
3.1.2. Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.). Vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Krathusgaard har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.
3.2. Videregivelse
3.2.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og betaling fra dit firmaer kan materialet indeholde personoplysninger på dig.
Derudover kan Krathusgaard videregive personoplysninger om dig til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.
3.2.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af Krathusgaard, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.
3.3. Sletning af data
3.3.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af Krathusgaard som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
3.3.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag herunder at Krathusgaard har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen, anses i praksis for et sagligt formål. De data, Krathusgaard bruger til at administrerer dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt.
3.3.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
4. Dine rettigheder
4.1 Oplysningspligt
4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.
4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse vil Krathusgaard informere dig særskilt om det på hjemmesiden.
4.2 Indsigt, berigtigelse mv.
4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig, vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.
4.2.3. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Krathusgaard kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Krathusgaard har et grundlag herfor. Du giver altid samtykke ved underskrift af vores ridekontrakt.
4.3 Yderligere oplysninger
4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Krathusgaard. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.